Climazero e OfficeTrack: Transformação digital e eficiência operacional em serviços de climatização industrial
Introdução
A Climazero é uma empresa chilena especializada em climatização industrial. Sua estrutura organizacional está dividida em dois departamentos principais: Operações e Projetos.
A área de Operações é composta por uma equipe de supervisores que atende contas de alto perfil, incluindo clientes como o Metrô de Santiago, Banco Estado, Walmart, Molders de Santiago, Falabella, Tottus e Cencosud.
Os supervisores são distribuídos por contas específicas e operam em Santiago, na 5ª Região e em outras regiões do país, de acordo com as atividades que surgem. Para se manter competitiva e atualizada, a Climazero apostou na digitalização de seus processos, deixando para trás o uso de planilhas em papel e implementando ferramentas digitais que otimizam sua gestão operacional.
A implementação do OfficeTrack para a gestão de seus equipamentos em campo permitiu gerar relatórios e enviar informações relevantes de forma imediata, reduzindo significativamente os tempos de resposta. Isso foi muito bem recebido por clientes como o Banco Estado e o Walmart, que apresentam maiores exigências em termos de serviço e cumprimento de prazos por conformidade e rastreabilidade.
O desafio: antes de implementar o OfficeTrack
Antes de implementar o OfficeTrack, a gestão da informação na Climazero era feita manualmente. Os supervisores tinham de preencher formulários em papel e, em seguida, elaborar os relatórios. Isso implicava não só atrasos significativos e uma carga de trabalho excessiva, mas também erros humanos decorrentes da ausência de uma ferramenta de automação.
Gustavo Leiva, supervisor de operações da Climazero responsável pelas contas do Banco Estado e Walmart, relata que o preenchimento dos relatórios podia levar uma ou duas semanas devido à coleta manual de dados e fotografias. Essa situação gerava longos tempos de espera para os clientes e dificultava o cumprimento dos prazos, afetando a percepção de qualidade e profissionalismo da empresa.
Além disso, o controle sobre as atividades em campo era muito limitado. Os supervisores precisavam coletar as informações dos técnicos de forma fragmentada, armazená-las em pastas locais e processá-las uma a uma para gerar os relatórios finais. Isso não só implicava horas extras de trabalho no escritório, incluindo fins de semana, mas também aumentava o risco de perda de informações e erros graves na consolidação dos dados.
Depois de implementar o OfficeTrack
A implementação do OfficeTrack representou uma mudança radical na forma de trabalhar da Climazero. Graças a essa ferramenta, o fluxo de informações entre os técnicos em campo, os supervisores e as demais áreas da empresa envolvidas no processo foi totalmente digitalizado.
Agora, os técnicos podem carregar dados e fotografias em tempo real a partir do terreno, preenchendo formulários digitais que chegam imediatamente aos seus supervisores. Gustavo Leiva explica que hoje toda a equipe está online: pode monitorar as tarefas em tempo real, verificar se os requisitos (como o registro fotográfico) estão sendo cumpridos e garantir a qualidade do serviço.
A ferramenta não só eliminou o papel, como também reduziu drasticamente os tempos de elaboração e envio de relatórios: o que antes levava dias agora é feito com um único clique. Essa rapidez permitiu cumprir facilmente os prazos acordados com o cliente, que antes costumavam ser de até 10 dias no início de cada mês para o envio de dezenas de relatórios.
Além disso, o OfficeTrack permitiu padronizar os formatos dos relatórios. Para clientes como o Banco Estado e o Walmart, foram criados formatos específicos que melhoraram a apresentação e a clareza das informações, fortalecendo o relacionamento comercial e a percepção da imagem profissional da Climazero.
A gestão de tarefas também foi otimizada: os supervisores atribuem as atividades a partir da plataforma web e os técnicos preenchem as informações necessárias no terreno, incluindo diagnósticos, resultados e evidências fotográficas. Essas informações fluem automaticamente para os supervisores e para o sistema central, melhorando a coordenação e reduzindo a dependência de processos manuais.
Benefícios
- Redução dos tempos de resposta: relatórios gerados instantaneamente e enviados ao cliente sem demoras.
- Digitalização total das informações: eliminação do papel, evitando extravios e erros na coleta manual.
- Monitoramento em tempo real: visibilidade das atividades dos técnicos em campo, incluindo evidências fotográficas.
- Padronização de formatos: relatórios personalizados para clientes estratégicos, melhorando a percepção de qualidade.
- Otimização da atribuição de tarefas: os supervisores atribuem atividades online e recebem as informações preenchidas automaticamente.
- Economia de horas de trabalho: eliminação de processos manuais repetitivos, liberando o tempo do escritório para trabalhos de maior valor.
“
Testemunho
Gustavo Leiva, Supervisor de Operações da Climazero:
“Antes de implementar o OfficeTrack, preencher os relatórios era algo que podia levar uma ou duas semanas. Tudo era feito manualmente: eu coletava as informações de cada técnico, salvava no meu computador, selecionava as fotos uma a uma. Eu até trabalhava nos fins de semana para cumprir os prazos. Agora, com o OfficeTrack, tudo está online. Vejo em tempo real o que o técnico está fazendo, se ele carregou as fotos corretas. Os relatórios são gerados com um clique. Isso não só reduziu nossos tempos de resposta, como também foi percebido pelos clientes, melhorando a percepção que eles têm de nós como empresa.”
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